Viáticos: ¿Qué Son Y Cómo Se Gestionan?
Para iniciar, vamos a ver de dónde proviene el término “viático”, y es que proviene del latín viaticum, derivado de vía (camino). La expresión en latín hacía referencia al dinero y demás provisiones que se necesitaban para realizar un viaje. Durante un determinado período, también se utilizó este término para hacer referencia a un tipo de peaje por la utilización de un camino.
Como pasa con cualquier lengua, esta evoluciona, según el uso que le dan sus parlantes. Este término también sufrió una modificación y pasó a nombrarse viático. El significado se mantuvo, pues un viático, según la Academia Colombiana de la Lengua, es la “Provisión en especie o en dinero entregada a quien se dispone a realizar un viaje”. Por lo tanto, los viáticos son la suma de dinero que un trabajador precisa para desempeñar sus tereas en un lugar distinto al habitual de trabajo y que el empleador debe reconocer y facilitar a su empleado. Pese a que no se pueden listar todos los costos, los más usados para cubrir los viáticos son los siguientes:
- Alimentación.
- Tiquetes de transporte aéreo.
- Tiquetes de transporte local.
- Gastos relacionados con la actividad laboral: fotocopias, impresión de documentos, etc.
Es un hecho que eres capaz, que lo creas es tu elección.
Anibal Pérez
¿Qué Tipos De Viáticos Existen?
Los viáticos pueden clasificarse en diferentes categorías según el tipo de gasto que cubren durante un viaje de trabajo. A continuación, se presentan los principales tipos y sus características:
Viáticos de transporte: Cubren los costos de desplazamiento del empleado, ya sea en avión, tren, autobús o automóvil. También pueden incluir gastos de combustible, peajes y estacionamiento si el colaborador utiliza su propio vehículo.
Viáticos de alojamiento: Se refieren a los gastos de hospedaje durante el viaje, incluyendo hoteles, moteles o cualquier otro tipo de alojamiento temporal necesario para la estancia del empleado.
Viáticos de alimentación: Incluyen los costos de las comidas durante el viaje. Dependiendo de la política de la empresa, pueden proporcionarse como un monto fijo por día o mediante el reembolso de gastos comprobados.
Viáticos por otros gastos: Cubren cualquier otro desembolso necesario para el cumplimiento de las tareas laborales, como llamadas telefónicas, acceso a internet, materiales de trabajo o tarifas de conferencias y eventos.
El adecuado manejo de los viáticos garantiza que los empleados puedan desempeñar sus funciones sin preocupaciones financieras y contribuye a la eficiencia operativa de la empresa.
Mejores Prácticas Para La Gestión De Viáticos
Una gestión eficiente de viáticos no solo optimiza los recursos de la empresa, sino que también mejora la experiencia del empleado en sus desplazamientos laborales. Para lograrlo, es recomendable seguir estas mejores prácticas:
Establecer políticas claras: Definir y comunicar de manera transparente las políticas de viáticos, incluyendo límites de gasto, categorías permitidas, proceso de reembolso y documentación requerida. Esto ayuda a evitar malentendidos y garantiza coherencia en su aplicación.
Automatizar el proceso: Implementar software de gestión de gastos, agiliza la solicitud, aprobación y reembolso de viáticos. Estas herramientas permiten digitalizar comprobantes, controlar presupuestos en tiempo real y reducir errores administrativos.
Monitorear y auditar: Realizar auditorías periódicas para verificar que los gastos sean razonables, estén alineados con las políticas de la empresa y cumplan con normativas fiscales. Un monitoreo constante ayuda a prevenir fraudes y mejorar la eficiencia financiera.
Capacitar a los empleados: Brindar formación sobre cómo gestionar y reportar viáticos correctamente, incluyendo el uso de herramientas digitales, presentación de comprobantes y cumplimiento de políticas internas. Esto facilita la rendición de gastos y minimiza errores.
Una gestión proactiva de viáticos no solo optimiza costos, sino que también garantiza un proceso más ágil, transparente y cómodo para todos los involucrados. (SG)
