Ladrones De Tiempo: Cómo Identificarlos Y Eliminarlos

A veces abandonamos una responsabilidad para atender una petición de baja importancia. En estos casos estaremos trabajando para los objetivos de otra persona y no para los nuestros. No se trata de decir “no” siempre, pero lo importante es que no digamos “sí” cuando queramos decir “no”, por miedo a quedar mal, a decepcionar o a posibles represalias, etc.

 

 

Agradece y empatiza: Entiende y expresa que esa persona puede tener esa necesidad.

 

Di no: Sin excusas y con motivos, de una forma muy breve.

 

Propón una alternativa: Ofrece otro momento para solucionarlo de forma conjunta cuando tengas menos carga de trabajo.

 

De esta manera podemos rechazar una interrupción con asertividad, es decir con firmeza, pero con amabilidad.

 

¿Sabías que la mayoría de las situaciones que provocan estrés provienen de lo que tenemos pendiente?

 

Los motivos por los que posponemos las tareas son: para no tomar una decisión, porque las tareas no nos agradan o porque nos da pereza afrontarla porque es complicada… Pero, por mucho que aplacemos las tareas que nos gustan menos no van a diluirse en el tiempo y llegará el momento en el que las tendremos que realizar. Es mejor quitárnoslas de encima. La procrastinación tiene un problema añadido y es que nos genera problemas de conciencia ya que nos sentimos culpables por no haber avanzado en estas actividades y como consecuencia nos estresaremos.

 

 

Convierte la tarea en amena o más asequible y combínala con otras cosas que sí te resultan agradables.

 

Divídela en subtareas.

 

Refuérzate y proponte un “premio” para cuando la termines.

 

Recuerda tu objetivo, piensa en los beneficios y también en el coste de no hacerla.

 

A los perfeccionistas les ocurre que, por mucho que se esfuercen, no tienen la sensación de ver el trabajo completado. Cuando empezamos una tarea existe un periodo en el que cuanto más tiempo dedicamos mejor es el resultado, pero traspasado un límite ese cociente se invierte y dedicamos tiempo que no se traduce en resultados, así que lo perfecto no es rentable.

 

 

Busca el perfeccionismo en el conjunto de las tareas y no en una sola. El tiempo es limitado y tú eliges ¿es mejor hacer diez cosas perfectas u ocho correctas?

 

Otro error que cometemos es que gran parte de la jornada laboral estamos en modo multitarea y no nos concentramos en una sola cosa. Esta forma de actuar no es rentable, hacemos que las tareas se interrumpan entre ellas y no acabamos ninguna. Además, aumenta el riesgo de que cometamos errores y de que vayamos más lentos.

 

 

Solo podemos realizar con calidad una tarea a la vez. Debemos usar la trazabilidad para neutralizar la multitarea. Es decir que cuando comencemos una tarea debemos hacer un seguimiento hasta el final, para que forme un todo con significado.

 

Si realizamos una parte de una tarea y otro compañero de equipo continua con ella después, lo ideal es que nos informemos del estatus actual y de cómo ha ido evolucionando hasta el resultado.

 

Algunas son inevitables, otras necesarias o útiles porque nos aportan información valiosa y otras no se pueden rechazar, pero la mayoría de las veces simplemente significan que estamos trabajando para los objetivos de otras personas, apartando los nuestros.

 

 

Hay tareas que necesitan una concentración total. En esos casos quizá puedas comunicar a tus compañeros en qué horario no deben interrumpirte y cuándo estarás disponible para resolver sus dudas.

 

También puedes poner el móvil boca abajo, silenciarlo o no aceptar llamadas.

 

Un truco consiste en trabajar en bloques cortos de 15 o 20 minutos.

 

La mayoría de las veces empleamos más tiempo del necesario para obtener la información del objetivo de la llamada. Muchas veces divagamos porque no planificamos las llamadas. Además, debemos tener en cuenta que solo hablamos con la persona adecuada el 20% de las veces.

 

 

Un buen truco para acabar con el ladrón de tiempo del teléfono móvil es agrupar las llamadas creando un bloque de llamadas que podamos asumir de una tacada por ejemplo a primera hora de la mañana.

 

Ve al grano y frena al interlocutor desde el principio si se desvía de los asuntos a tratar. Fíjate la máxima de: Una llamada, un propósito.

 

Las notificaciones que nos llegan a través de diferentes canales como las redes sociales o la mensajería nos roban muchísimo tiempo. Una alternativa es silenciar los grupos y desactivar las notificaciones. El smartphone es la principal fuente de distracciones.

 

Y hay otra fórmula para huir de estos enemigos del rendimiento. ¿Sabías que existen Apps de productividad desarrolladas para focalizar la atención? Algunas de ellas no nos dejarán usar las aplicaciones que más nos distraigan a pesar de que entremos en ellas. Las podemos bloquear el tiempo que necesitemos. Otras nos ayudarán a gestionar el tiempo y los descansos.

 

Navegar por internet y revisar el correo electrónico son otros de los ladrones de tiempo más comunes. Es muy tentador pinchar en un enlace que nos llevará a otro y este a otro nuevo. Por eso es mejor que leamos las noticias antes de empezar a trabajar, cuando estemos desayunando, por ejemplo.

 

 

Lee el correo transversalmente: léelo en diagonal, es suficiente para poder asignar prioridades para lo inmediato, lo que se tiene que resolver en el día y lo que puede esperar.

 

Crea un bloque de tiempo exclusivo para revisar el correo y contestar a las peticiones.

 

Cuando escribas mensajes piensa en que es mejor si son breves y que respondan a un e-mail = una acción.

 

Cada segundo, cientos de estímulos están compitiendo por ganar nuestra atención, pero no te preocupes, la concentración se entrena y aunque ya tienes algunas ideas para huir de los ladrones de tiempo, lo importante es saber detectarlos. (SG)