Los Beneficios De Una Oficina Sin Papeles
La oficina sin papel es un objetivo que cada día se proponen más empresas, y que ofrece muchas ventajas más allá del ahorro de costes y de la contribución a reducir el impacto medioambiental de una compañía.
Gracias a la digitalización de documentos, una oficina paperless mejora significativamente la eficiencia de sus procesos de gestión documental, reduce el espacio físico dedicado al archivo de documentos y facilita el acceso de todos los empleados a la información.
Es un hecho que eres capaz, que lo creas es tu elección.
Anibal Pérez
Ahorro De Costes
Papel, bolígrafos y otros utensilios de escritura, archivadores, grapadoras, impresoras y fotocopiadoras con su correspondientes cartuchos o tóneres… el material de oficina no es barato y se consume mucha cantidad. Si todo está digitalizado, el dinero que se iba a esta partida lo dejarás de gastar. Es cierto que los ordenadores que necesites también tienen un coste, pero en breve los rentabilizarás de sobra.
Ahorro De Espacio
El ahorro del espacio dedicado a archivo de documentos físicos es también una de las principales ventajas de una oficina sin papel. La digitalización de documentos permite archivar todo en la nube o en servidores privados de la empresa. El espacio que se libera se puede dedicar a ampliar oficinas o a otros usos que aporten más valor a los empleados, como por ejemplo se puede habilitar una zona de descanso. Si no se necesita más espacio, entonces es el momento de buscar una oficina más pequeña y ahorrar en gastos de alquiler.
Más Rapidez De Acceso
Imagínate que, por algún motivo, hoy necesitas una factura concreta de un día concreto de hace doce años. ¡Ponte a buscarla en el montón de papeles que tendrás por ahí! Sin embargo, si cuentas con todo el material ya digitalizado, en cuestión de segundos y con apenas un par de clics la tendrás en tu pantalla.
Facilidad Para Intercambiar Información
Si todo está en papel y quieres pasarle algo a un colaborador, no te quedará más remedio que hacerle venir a tu oficina o desplazarte tú, con el tiempo y esfuerzo que eso supone. Sin embargo, si tus documentos están digitalizados e informatizados, puedes compartir alguno con cualquier persona rápidamente sin necesidad de desplazamientos.
Mayor Seguridad De La Información
La seguridad de la información que se almacena en formato digital es muy superior a la seguridad de los documentos que se archivan en papel. Además de que es más fácil establecer un sistema de acceso restringido a la información en caso de que se archive en formato digital, también es más sencillo y menos costoso hacer copias de seguridad, de modo que si se pierdan ficheros o se produce un robo de datos es posible (y mucho más fácil) recuperar la información. La documentación archivada en papel está más expuesta a accidentes, goteras, inundaciones, incendios y es mucho más fácilmente accesible a terceros.
Agilidad En El Cierre De Negociaciones
El papel ya no hace falta para nada: ni siquiera para firmar. Para eso se han desarrollado instrumentos como la firma digital o los certificados digitales. Disponiendo de ellos, no es preciso aguardar a que esté preparado un contrato para cerrar un acuerdo con un cliente o proveedor. Y, además, con el software adecuado, ¡puede ser incluso más seguro que el sistema tradicional!
Respeto Al Medio Ambiente
Si quieres presumir de ser una empresa ecológica no debes pasar por alto esta cuestión. El papel se fabrica con celulosa, que se extrae de árboles que hay que talar, y en el proceso habitualmente se usan también productos químicos contaminantes. Eso por no hablar del cóctel de productos tóxicos que es la tinta. Digitalizarlo todo y prescindir del papel significa olvidarse de estos problemas.
