Ideas Para Dirigir Juntas
Las reuniones son una herramienta vital en cualquier organización, facilitando la comunicación, toma de decisiones, y la colaboración entre los miembros del equipo. Sin embargo, dirigir reuniones efectivas puede ser un reto. Aquí están algunas estrategias y consejos que te ayudarán a llevar a cabo reuniones efectivas y productivas.
Es un hecho que eres capaz, que lo creas es tu elección.
Anibal Pérez
Planea La Agenda
Lo que te sugiero es que sea una agenda muy breve, tal vez tres puntos como máximo y muy bien definidos. Mantén el control de la agenda, algunos colaboradores pueden tener temas pendientes que querrán traer a la mesa, claro que es importante escuchar a nuestros colaboradores, pero la junta a la que hemos convocado tiene objetivos claros que debemos resolver para que todos vuelvan a sus actividades lo más pronto posible. Hagamos saber a nuestro equipo que estamos listos para crear otros foros con sus temas puntuales, siempre que lo planeen y soliciten con anticipación.
Establecer Reglas
Establece y comunica las reglas de la junta al inicio. Esto podría incluir limitar las distracciones, establecer tiempos de hablar, y pedir a los participantes que lleguen a tiempo.
Avisa Por Anticipado Y Elimina Distracciones
En la medida de lo posible convoca a la junta con al menos 24 horas de anticipación y con tu agenda en mano haz saber a los convocados el tema del que tratará la junta. Así todos podrán tomar previsiones en sus actividades y también llegar a la junta con los temas en mente para encontrar más rápido las soluciones. Salvo que el tema a tratar exija verse en un monitor, una reunión libre de teléfonos móviles, laptops y tabletas permitirá que los asistentes se concentren en los asuntos a tratar y los resuelvan más rápido.
Limita El Tiempo Y Las Personas
Primero es importante determinar cuáles son los colaboradores clave que nos ayudarán a alcanzar los objetivos de la junta, después fijemos una hora de inicio y una hora de finalización, ambas acciones nos ayudarán a mantenernos enfocados. Recordemos que las juntas son para alinear objetivos y tomar decisiones, si un tema requiere mayor planeación, es confuso o aún no está lo suficientemente trabajado, entonces tal vez lo que requerimos es una sesión de trabajo en equipo, y no una junta.
Fomenta La Participación
Como líder, tu papel es facilitar la conversación y asegurarte de que todas las voces sean escuchadas. Puedes hacer esto invitando a los miembros del equipo a compartir sus ideas, haciéndoles preguntas directas, o asignando roles en la junta.
Seguimiento
Al final de la junta, resume los puntos clave, asigna tareas, y establece fechas de vencimiento. Enviar un correo electrónico con las actas de la junta es una excelente manera de mantener a todos en la misma página.
