¿Por Qué No Hacemos Reuniones Productivas?
En el entorno empresarial nadie duda de que las reuniones son necesarias. Pero me atrevería a afirmar que la mayoría de las empresas sufren de lo que yo denomino reunionitis acusada. Una obsesión desmedida por juntarse para hacer reuniones, pero la mayoría de las veces de una forma desordenada y sin un objetivo claro.
La falta de un procedimiento establecido para la convocatoria de reuniones deriva en que estas no son efectivas y resultan una pérdida de tiempo.
Es un hecho que eres capaz, que lo creas es tu elección.
Anibal Pérez
¿Por Qué? Estas Son Algunas De Las Razones:
No tener un objetivo definido y compartido con todas las personas implicadas que deben asistir a esa reunión. Es necesario marcar una razón para desarrollar la reunión.
Falta de preparación de los contenidos y materiales. Si se convoca una reunión debe de haber una razón clara y los temas a tratar deben de anticiparse a las personas indicadas, para que todas estén al mismo nivel de conocimiento, preparen sus intervenciones y respuestas, etc.
No anticipar de antemano los recursos necesarios para que la reunión se desarrolle de forma fluida: una sala preparada con el mobiliario necesario, buena conexión a internet en el caso de los meetings digitales, proyector, sonido e iluminación, etc.
Convocar a las personas indicadas. A las reuniones deben asistir las personas justas, las que de verdad estén directamente implicadas en los temas a tratar y tengan algo que aportar y poder de toma de decisiones.
No establecer un tiempo específico para el desarrollo de la reunión. Es necesario que se acote el tiempo de la cita para que resulte efectiva.
Como ves, las reuniones productivas tienen un gran componente de anticipación y previsión.
Ni se convocan a salto de mata, por impulsos, de no ser que surja una urgencia; ni son un momento para charlar de fútbol, política o de los hobbies de cada uno. Es necesario seguir un orden y establecer un procedimiento.
Puntos A Tratar En Una Reunión
Como ya he dicho, todas las personas convocadas tienen la necesidad y obligación de conocer de antemano de qué se va a hablar en esa reunión.
Sea una cita recurrente o una convocatoria específica para tratar un tema concreto, es importante que todos los asistentes estén alineados con el objeto y objetivo de la misma.
Así se evitan malentendidos, distracciones, falta de respuestas y que alguna de las personas no atienda porque se haya perdido en el tema.
Un aspecto importante para conseguir que la reunión de trabajo sea productiva es mantener una estructura de desarrollo que ayude a fijar ese orden al que me refiero. Y en esa estructura se pueden diferenciar tres partes:
1. Situación Actual
Una vez que las personas convocadas conocen el tema a tratar, conviene hacer un repaso de la situación actual.
Se trata de poner a todos los asistentes en el mismo nivel de conocimiento sobre el tema y de fijar un punto de partida compartido entre todos.
En este punto la reunión debe comenzar con el análisis de la situación.
En el caso de que los implicados tengan diferentes perspectivas porque sus funciones y tareas son diferentes o pertenecen a departamentos diversos, puede hacerse una ronda rápida de intervención de todos, para que cada uno exponga su situación.
2. Objetivo A Alcanzar
El objetivo que tiene la reunión debe ser transmitido por el convocante y compartido con todos los convocados. Así, todas las personas tendrán en mente para qué es la cita y qué se espera de la misma.
Tanto a nivel global, como individual: cada participante conocerá qué es lo que tiene que preparar y aportar para conseguir ese objetivo.
De esta forma se evita caer en conversaciones banales, en discusiones sobre temas que no van alineados con el objetivo deseado y, en definitiva, perder el tiempo.
Si todas las personas que deben asistir a la reunión tienen claro qué hay que conseguir al terminar, serán capaces de aportar desde su perspectiva particular.
3. Estrategia A Seguir
Es importante también tener muy claro cuál es la estrategia a seguir en cada reunión, que el procedimiento sea compartido por todas las personas.
Si todas tienen que llevar sus materiales preparados y compartir con el resto contenidos o documentación, si solo habrá un orador y el resto se tiene que limitar a escuchar y recoger las indicaciones a seguir, si se trata de un foro de toma de decisiones donde es crucial la aportación de cada persona…
Así mismo, es recomendable también definir de antemano el formato de la reunión. Puede tratarse de una revisión general en la que cada asistente deba aportar, o una presentación sobre un tema concreto en la solo haya un único orador. Conocer estos detalles de antemano ayuda a que las personas convocadas focalicen en el objetivo de la convocatoria. (SG)
