El Arte De La Negociación Del Director De Proyecto

Anibal Pérez

Bienvenidos, compañeros Directores de Proyecto, o tal vez estás aquí por pura frustración, preguntándote si un Director de Proyecto debería haber estado en tu lista de contratación. De cualquier manera, estás en el lugar correcto. Estamos aquí para abordar uno de los terrenos más complicados de la gestión de proyectos: tratar con stakeholders no cooperativos. 

Hoy, nos enfocamos en aquellos espectadores silenciosos que prefieren permanecer al margen. Sabes a quiénes me refiero: los stakeholders desinteresados. Descubramos cómo atraerlos al juego, convirtiendo a los observadores pasivos en contribuyentes activos. En cuanto a los cambiadores de alcance, hablaremos de estrategias para ellos otro día. Por ahora, prepárate para armarte con estrategias extraídas de la sabiduría de líderes de pensamiento como John C. Maxwell, Kerry Patterson, y Chris Voss. Con su orientación, estamos a punto de transformar el accidentado camino de gestionar stakeholders no cooperativos en un paseo suave. ¿Listo? ¡Vamos a zambullirnos directamente! 

Estrategia 1: Mejora Tu Comunicación 

Es hora de profundizar un poco más en nuestra primera estrategia: mejorar la comunicación. Ahora, tomemos algo de sabiduría de un libro que ha tenido un impacto profundo en mi propio camino. Estoy hablando de la joya de John Maxwell, «Everyone Communicates, Few Connect». Este libro ha sido un cambio de juego para mí, y creo que sus ideas pueden ayudarte a potenciar tu estrategia de comunicación con los stakeholders. 

La esencia de las enseñanzas de Maxwell es simple pero increíblemente potente: la conexión genuina va más allá de la mera comunicación. No se trata solo de la información que compartes, sino de cómo la compartes. Se trata de demostrar autenticidad y fomentar la confianza. En uno de los capítulos, Maxwell describe las «Tres preguntas que la gente se hace sobre ti». Quieren saber si te preocupas por ellos, si puedes ayudarles y si pueden confiar en ti. Ahora, quiero que uses estas preguntas como principios guías cada vez que te comuniques con tus stakeholders. Muéstrales que te preocupas genuinamente por sus inquietudes, asegúrales que estás ahí para facilitar su éxito y, lo más importante, demuéstrales que eres digno de su confianza. 

Profundicemos en cómo puedes lograr esto. ¿Nos importan las conexiones personales, ¿verdad? Entonces, ¿por qué no dejar que eso se refleje a través de tus actualizaciones de proyecto? En lugar de enviar actualizaciones secas e impersonales, añade un toque de calidez humana. Reconoce los esfuerzos de tus miembros del equipo, agradece el apoyo de tus stakeholders, celebra las pequeñas victorias junto con las grandes, y cuando las cosas vayan mal, expresa tu compromiso para resolver los problemas. Esto es a lo que Maxwell se refiere como «conectar en terreno común». Se trata de encontrar ese punto dulce entre las actualizaciones profesionales y la comunicación personalizada que hace que tus stakeholders se sientan valorados e involucrados. 

Finalmente, Maxwell enfatiza la importancia de «mantener tu comunicación simple, clara e inspiradora». Nosotros, los directores de proyecto, somos notorios por nuestro amor al jergón y los detalles técnicos, ¿no es así? Sin embargo, cuando te comunicas con los stakeholders, es vital presentar la información de una manera que sea fácil de digerir. El objetivo no es deslumbrarlos con tu experiencia, sino asegurarte de que comprendan completamente el progreso del proyecto y tus decisiones. ¡Y no olvides rociar tu comunicación con inspiración! Anímalos, inspíralos, hazles saber cuán crucial es su papel en el éxito del proyecto. 

En resumen, una excelente comunicación, de la que realmente conecta, se trata de ser genuino, cercano y claro. Se trata de convertir las actualizaciones ordinarias del proyecto en conversaciones significativas. Se trata de ser un director de proyecto que no solo se comunica, sino que conecta. Créeme, amigos míos, dominar esta estrategia transformará la forma en que tratas con tus stakeholders, cooperativos o no, convirtiendo cada interacción en un escalón hacia el éxito del proyecto. 

Estrategia 2: Empatiza Y Construye Relaciones 

¡Perfecto! Ahora vamos a enfocar nuestra atención en la estrategia número dos: empatizar y construir relaciones. Esta vez, estaremos tomando prestada sabiduría de un libro que ofrece una clase magistral en el manejo de conversaciones de alto riesgo – «Crucial Conversations» de Kerry Patterson. Cuando se trata del panorama de la gestión de proyectos, he encontrado que las ideas de Patterson no solo son pertinentes sino absolutamente transformadoras. 

Para empezar, Patterson destaca la importancia de establecer un ambiente seguro para la comunicación. Esta seguridad, como él explica, permite a todas las partes expresar libremente sus opiniones sin miedo. Cuando los stakeholders son no cooperativos, podría ser una indicación de que no se sienten lo suficientemente seguros para expresar sus preocupaciones o ideas. Como director de proyecto, tienes el poder de cambiar eso. Comienza alentando el diálogo abierto, demostrando respeto por sus puntos de vista y asegurándote de que sus preocupaciones son escuchadas y abordadas. Al hacer esto, les señalas que su aporte no solo es bienvenido sino valorado. 

Avanzando, Patterson enfatiza en dominar tus emociones. Una conversación crucial no solo se trata de las palabras que hablas sino de cómo manejas tus emociones y respondes a las de los demás. Al tratar con stakeholders no cooperativos, es fácil permitir que la frustración se apodere de nosotros. Sin embargo, Patterson nos aconseja dar un paso atrás, analizar nuestros sentimientos y luego responder de una manera que promueva el respeto mutuo. Este enfoque puede mejorar drásticamente tu relación con los stakeholders, creando un vínculo más fuerte basado en el entendimiento y la empatía. 

Por último, vamos a extraer del consejo de Patterson sobre la creación de un significado compartido. Esto, esencialmente, se trata de encontrar un terreno común, entender las necesidades y objetivos de cada uno, y luego trabajar hacia un objetivo compartido. Involucra aclarar tus expectativas y entender las suyas, encontrar intersecciones y abordar discrepancias. Este entendimiento compartido puede ser a menudo la clave para convertir a un stakeholder no cooperativo en un socio colaborativo. 

En esencia, empatizar y construir relaciones se trata de crear un ambiente de confianza, controlar nuestras emociones, y encontrar un significado compartido. Si aplicamos estos principios de «Crucial Conversations», podemos mejorar significativamente nuestras relaciones con los stakeholders, lo que llevará a un entorno de proyecto más armonioso y productivo. 

Estrategia 3: Sé Adaptable Y Facilita La Negociación 

Fantástico, abordemos nuestra estrategia final: ser adaptable y facilitar la negociación. Aquí, estaremos integrando algunos consejos poderosos del notable libro de Chris Voss, «Never Split the Difference.» Voss, un ex negociador de rehenes del FBI, comparte ideas que no solo son emocionantes, sino increíblemente relevantes para el arte de la gestión de proyectos. 

En primer lugar, Voss aboga fuertemente por la escucha activa, o lo que él se refiere como «empatía táctica». Esta es la práctica de mostrar a tu contraparte que entiendes sus sentimientos y punto de vista. En el reino de la gestión de proyectos, esto significa realmente escuchar a tus stakeholders no cooperativos, entender sus preocupaciones y reconocer sus perspectivas. Al hacer esto, no solo les haces sentir escuchados, sino que también obtienes valiosos insights (perspectivas) sobre sus expectativas y temores. 

En segundo lugar, Voss alienta el uso de preguntas abiertas en la negociación. Estas son las preguntas que no pueden ser respondidas con un simple «sí» o «no», e invitan a la otra parte a compartir sus pensamientos y sentimientos de manera más expansiva. Al usar este enfoque con tus stakeholders, puedes alentarlos a abrirse sobre sus preocupaciones, ideas y expectativas. Esta técnica fomenta una mejor comunicación, entendimiento y, finalmente, cooperación. 

Por último, debemos discutir el concepto de «preguntas calibradas» que Voss introduce. Estas son preguntas diseñadas para que la otra parte se sienta en control mientras tú diriges la conversación de manera sutil. Por ejemplo, en lugar de decir, «Creo que necesitamos modificar el cronograma del proyecto», podrías preguntar, «¿Cómo crees que podemos ajustar el cronograma del proyecto para acomodar mejor las necesidades de todos?» De esta manera, los estás invitando a formar parte de la solución, promoviendo la colaboración y aliviando su inclinación hacia la no cooperación. 

En resumen, ser adaptable y facilitar la negociación se trata de entender, involucrar y dirigir sutílmente a tus stakeholders. Las técnicas de Chris Voss ofrecen maneras prácticas de negociar de manera efectiva, incluso con los stakeholders más no cooperativos. Implementar estas estrategias podría ser el punto de inflexión en tus relaciones con los stakeholders, abriendo puertas a la colaboración y al éxito en tus proyectos. 

Conclusión 

Y ahí lo tenemos: tres estrategias robustas impregnadas de la sabiduría de renombrados líderes de pensamiento, diseñadas para lidiar con los stakeholders no cooperativos. Al mejorar la comunicación, como nos anima Maxwell, construir relaciones a través del diálogo empático, como nos enseña Patterson, y adoptar las estrategias de negociación de Voss, podemos dar la vuelta a las interacciones potencialmente difíciles con los stakeholders. 

Recuerda, no se trata de forzar la cooperación, sino de fomentar un ambiente de entendimiento, respeto y colaboración. Cada estrategia se centra en ver a los stakeholders no como obstáculos, sino como contribuyentes integrales al éxito de tu proyecto. Al aplicar estas estrategias, no solo estamos gestionando a los stakeholders, sino que realmente nos estamos conectando con ellos, entendiendo sus perspectivas y alineándolos con los objetivos del proyecto. 

Se dice que el cambio es la única constante. Como gestores de proyectos, debemos adaptarnos y perfeccionar nuestras habilidades para enfrentar los desafíos en constante evolución de frente. Lidiar con los stakeholders no cooperativos puede ser un reto difícil de resolver, pero con estas estrategias, estás equipado no solo para resolverlo, sino para transformarlo en una oportunidad de crecimiento y éxito. Así que adelante, utiliza estas herramientas en tu viaje de gestión de proyectos. Aquí está por gestionar proyectos de manera más efectiva, transformar los obstáculos en peldaños y, lo más importante, convertir cada proyecto en una historia de éxito. –

Oscar Armendáriz