5 Tipos De Reuniones Que Debes Conocer
Las organizaciones, sin importar su campo de trabajo, necesitan hacer reuniones para gestionar sus actividades cotidianas. Estas brindan espacios para el intercambio de conocimientos y opiniones. Además, permiten tomar decisiones colectivas y afianzar el compromiso de los miembros.
Es indispensable saber adaptar las reuniones a los objetivos que tienen, de este modo les sacarás el máximo provecho. Una reunión mal planeada representa pérdida de tiempo, desperdicio de recursos y una impresión negativa en los asistentes. Elegir un tipo de reunión es el primer paso para organizarla.
Es un hecho que eres capaz, que lo creas es tu elección.
Anibal Pérez
Reuniones Para Toma De Decisiones
Son de las más habituales en el día a día de las empresas. Sirven para recopilar y exponer informaciones, compartir opiniones, explorar opciones y, finalmente, tomar decisiones que pueden cambiar el rumbo de la compañía. Para que den buenos resultados, se deben dar una serie de condicionantes. En primer lugar, los asistentes a la reunión deben acudir preparados, con información previa y estudiada. También es importante que discurra en un ambiente adecuado, que permita la conectividad y la proyección de diapositivas, para que todos puedan compartir los datos que ayudarán a tomar la decisión. Si todos cumplen su papel correctamente, las reuniones de este tipo pueden convertirse en sesiones efectivas donde se toman decisiones importantes. El truco está en adelantar la mayor parte del trabajo antes de la reunión y en comunicar previamente cómo se va a tomar la decisión (por mayoría, por unanimidad, por consenso…) para evitar posibles conflictos o explicaciones que la entorpezcan.
Reuniones Informativas
Se basan en exponer información sobre un tema determinado. Como líder de la reunión, necesitas hablar con claridad y presentar los datos de forma agradable, así mantendrás la atención de tu público. Complementa tu presentación con gráficos visuales. Sin embargo, no todo depende de las habilidades oratorias del expositor, la disposición de los interlocutores influye demasiado. Por ello, es recomendable darles un rol activo en la reunión. Abre espacios para responder preguntas y crea una conversación amena. Su eficacia está determinada por el nivel de datos que los presentes recibieron y comprendieron. Recuerda utilizar un lenguaje comprensible para todos y permitir que se expresen diferentes puntos de vista.
Reuniones De Innovación
La innovación es la clave de toda organización de éxito. Durante las reuniones de innovación, los miembros del equipo tienen la oportunidad de hacer una lluvia de ideas y compartirlas. En estas reuniones, los asistentes deben estar bien despiertos y atentos, dado que tienen una finalidad creativa y requieren de mucha interacción. Es recomendable tomar notas o trazar bocetos durante el transcurso de la reunión, para ayudar a organizar las ideas que van saliendo. Para que las reuniones de innovación tengan sentido, todos los participantes deben estar en la misma onda, entender a la perfección la esencia de la empresa, marca, negocio, proyecto o producto en torno al cual gire la reunión. El organizador de la reunión, también puede plantearse dinamizarla echando mano de las metodologías ágiles o de un ‘gamestorming’ (una fusión entre brainstorming y un juego).
Reuniones Formativas
Buscan generar aprendizaje en un ámbito particular, desarrollar nuevas técnicas de trabajo, perfeccionar las habilidades del personal, de manera individual y colectiva. La cantidad de asistentes debe ser poca, máximo veinte personas, esto dará paso a una dinámica más fluida. Es recomendable incluir materiales de soporte audiovisual y escrito. Incluso pueden utilizarse libros y largometrajes relacionados con la materia a tratar. Para mayor retención de información, también sirven de apoyo casos prácticos que aborden una problemática. El rol del líder recae en una persona externa, especializada en un ámbito determinado, o en miembros de organización con un alto nivel jerárquico y la capacidad de entrenar a subordinados. No se da a través de comunicación direccional, requiere un intercambio de información entre los integrantes.
Reuniones De Coordinación
Sirven para organizar las diferentes áreas de trabajo dentro de la empresa. En ellas participan los representantes de cada equipo, quienes deben presentar una recapitulación sobre los procesos, resultados y obstáculos propios de cada grupo. La meta de la reunión es distribuir los recursos y responsabilidades de forma justa. La clave para desarrollarlas es limitar el tiempo de participación, evita el desequilibrio entre los representantes y que se alargue la reunión innecesariamente. Registra por escrito un sumario de lo discutido, así como las conclusiones y compromisos asumidos por cada equipo para que exista constancia de ello.
